VEELGESTELDE VRAGEN

1. OM TE BEGINNEN

Wat is online proctoring?

Proctoring is een online methode voor examentoezicht. Op een geschikte locatie naar keuze (thuis, klaslokaal, kantoor) kun jij je examen doen. Een surveillant (proctor) houdt toezicht (live of achteraf) en zorgt voor jouw identiteitscontrole terwijl jij examen doet. De communicatie met jou is via een chatfunctie geautomatiseerd.

Is eX:plain ISO 9001 gecertificeerd?

Ja, eX:plain is ISO 9001 gecertificeerd. Deze norm is gebaseerd op klantgerichtheid, leiderschap, betrokkenheid van medewerkers, verbetering, bewijs gebaseerde besluitvorming, relatiemanagement en procesbenadering.

De voor online proctoring gebruikte datacenters zijn tenminste ISO 27001 gecertificeerd*.
* https://aws.amazon.com/compliance/iso-27001-faqs/
* https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/compliance/iso-iec-27001

Wie is de eigenaar van mijn gegevens en data?

De brancheorganisatie/exameninstelling is verantwoordelijk voor het examenprogramma. Zij zien erop toe dat jij degene bent die het examen aflegt en dat jij degene bent die het diploma verdient. Daarvoor zijn jouw gegevens en data nodig om dat aan te tonen en zeker te stellen.

Nadat jij je diploma gekregen hebt, bepaal jij wat er met jouw gegevens gebeurt. Wij volgen daarbij de AVG-richtlijnen. 

Meer weten over jouw gegevens? Stel je vraag aan de Functionaris Gegevensbescherming via data@explain.nl.

Wordt er gebruikgemaakt van subverwerkers?

Ja, eX:plain heeft een langdurig samenwerkingsverband met CitrusAndriessen, ProctorExam, Questionmark en Proctorio voor de levering van het examenplatform en de online proctoring applicatie.

eX:plain is verantwoordelijk voor het beheer van de applicaties. Toegang tot de applicatie wordt toegewezen door het ‘least privilege principe’. Wij dragen de zorg voor onze gebruikersaccounts in de applicatie en wijzen inlogcombinaties toe. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de examencommissie, online proctors en de proctor die achteraf de beelden en gegevens bekijken.

Waar staat mijn examenreglement?

Elke examenlijn kent zijn eigen examenreglement. Dat is maatwerk en kan per examen verschillen. Klik op onderstaande links om jouw examenreglement in te zien.

1. EMWO (eBROK en GCP-WMO)

2. GMP+ (GMP+ auditoren)

3. KSF (Branchecertificaat A en B)

4. Voor vragen over het examenreglement van de Associatie kun je contact opnemen met klantenservice via klantenservice@associatie.nl.

Zo ben je goed voorbereid en weet je wat is toegestaan.

2. VOORAFGAAND AAN JE EXAMEN

Wat houdt mijn systeemcheck in?

Wanneer jij je aanmeldt voor je examen krijg je van ons vooraf een uitnodiging per mail voor de systeemcheck. In deze mail vind je de link naar de systeemcheck. Daarin controleer jij stapsgewijs – met onze wizard – de volgende functies van jouw apparatuur:

  • google browser
  • microfoon
  • webcam
  • internetverbinding
  • smartphone (optioneel)
  • schermdelen

Het gebruik van de smartphone geldt voor specifieke examens. In de systeemcheck wordt het wel meegenomen. Wil je weten of jij je smartphone bij jouw examen nodig hebt? Meld je dan bij de organisatie waar jij je hebt aangemeld voor je examen. 

Wil je nu al weten of jouw apparatuur voor online proctoring geschikt is, bekijk dan ons antwoord op de volgende vraag over minimale systeemvereisten.

Wat zijn mijn minimale systeemvereisten?

Dat hangt af van het examen dat jij gaat doen. Je kunt alleen examen doen via de Google Chrome browser. Zorg dat je de laatste versie hebt. Deze kun je hier downloaden.

Over het algemeen kun je van de volgende technische richtlijnen uit gaan:

DIAGNOSE
Controleer de volgende technische specificaties van jouw apparatuur door op onderstaande links te klikken:

1. Computer
2. Browser
3. Internet snelheid
4. Camera
5. Microfoon

Optioneel kan je smartphone of tablet met camera ingezet worden als derde opname punt [naast je desktop en webcam].

  • Android 4.1+
  • iOS 10.0+

Wil je weten welk besturingssysteem jouw smartphone heeft gebruikt? Type deze url www.whatsmybrowser.org in browser van je smartphone.

Welke gegevens en data worden van mij vastgelegd?

Het doel is jou te registreren voor je examen en je uit te nodigen voor de systeemcheck, zodat we toezicht kunnen houden tijdens je examen. Daarvoor gebruiken we de volgende gegevens. De bewaartermijn is 6 maanden.

1. Voornaam

2. Achternaam (+ tussenvoegsel)

3. E-mailadres

4. Examen module

Voordat je je examen start, wordt ter controle een extra systeemcheck gedaan waarbij we de volgende gegevens vastleggen:

5. Chat [communicatie via de chatfunctie: technisch en proctor ondersteuning]

6. ID-bewijs [foto van paspoort, rijbewijs, ID-kaart, studentenpas]

7. Pasfoto [foto van je hoofd, nek en schouders]

Optioneel

8. 360 graden scan [met je mobiel of tablet maak jij een 360 graden scan – video opname – van de ruimte waarin jij je examen maakt]

Waarom hebben jullie mijn gegevens nodig?

Jouw gegevens gebruiken we voor registraties, aanmeldingen, systeemcheck, ID-verificatie, facturen en certificeringen (je diploma). In ons privacystatement staat hoe wij (als verwerkingsverantwoordelijke) omgaan met jouw privacy. Deze vind je hier.

Je hebt recht op inzage in je gegevens. Deze kun je aanpassen of verwijderen. Hiervoor kun je via data@explain.nl een verzoek indienen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je te identificeren. Je krijgt binnen 4 weken een reactie.

Wordt mijn data verwerkt volgens de AVG-richtlijnen?

Alle gegevens worden verwerkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Alle processen rondom online proctoring en de interne processen van de organisatie, worden periodiek onderworpen aan een data protection impact assessment (DPIA). Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

3. TIJDENS JE EXAMEN

Welke gegevens en data worden van mij vastgelegd?

Het doel is om toezicht te houden tijdens jouw examen. Om dat te kunnen doen, heb je vooraf een systeemcheck gedaan. Hiervoor heb je van ons een uitnodiging per e-mail gekregen. Tijdens je examen leggen wij de volgende gegevens van jou vast. De bewaartermijn is 6 maanden.

1. Chat [communicatie via de chatfunctie: technisch en proctor ondersteuning]

2. Desktop [1-op-1 video opname van wat er op jouw scherm gebeurt]

3. Webcam [1-op-1 video opname van je webcam, frontaal aanzicht]

4. URL [data logging van bezochte pagina’s uitgezet op een tijdslijn]

Optioneel

5. Mobiel [1-op-1 video opname vanaf mobiel die zijwaarts van jou geplaatst is met zicht op jou, je bureau en computer]

Kijk er iemand live mee met mijn examen?

 Dat verschilt per examen. Bij live proctoring is dat het geval. Een live proctor (surveillant) houdt toezicht gedurende het gehele examen. Bij record en review – net als bij live – wordt alles opgenomen, vastgelegd en worden gegevens gelogd. In dat geval worden de beelden en de data achteraf bekeken.

Jij mag contact opnemen met jouw proctor via de chatfunctie. Ook kan de proctor via de chatfunctie contact met jou leggen om je bij te staan met instructies omtrent het examenreglement.

Wat gebeurt er als mijn internetverbinding hapert?

De online proctoring applicatie probeert automatisch opnieuw verbinding te maken met jou computer. Als het probleem blijft bestaan, wordt dit als een incident genoteerd en aan de klant gemeld.

Je hebt de beschikking over een chatfunctie voor technisch en proctor support. Er is altijd iemand voor jou beschikbaar. Je mag alle vragen stellen, echter over de inhoud van het examen mogen de proctors en technisch support geen antwoord gegeven. Zij zullen je in dat geval doorverwijzen naar de servicedesk van de examencommissie.

Door een technische reden kan ik mijn examen niet maken, wat nu?

Je meldt dit altijd via de chatfunctie in de proctoring applicatie. Via deze weg is het dan in jouw logboek opgenomen. Als je in je examen zit, dan sluit je deze af (als dit kan). Daarna neem je contact op met je opleider of examenprogramma en meld je jouw incident. Het sturen van een e-mail is voldoende.

EMWOinfo@emwo.nl

GMP+: info@gmpplus.org

KSF: info@klantenservicefederatie.nl

Informeer bij jouw examenlijn naar de mogelijkheden voor het inplannen van een nieuw examen.

4. NA JE EXAMEN

Waar kan ik inzage aanvragen of bezwaar indienen?

Of er inzage mogelijk is nadat je je examen gemaakt hebt is per examenprogramma geregeld. Dat kan betekenen dat een inzage ook niet wordt toegestaan. Een bezwaar indienen kan altijd. Gebruik onderstaande links om jouw informatie te vinden.

EMWO: helpdesk via info@emwo.nl of gebruik bezwaarformulier of ga naar de website

GMP+: helpdesk via info@gmpplus.org of gebruik contactformulier of ga naar de website

KSF: helpdesk via info@klantenservicefederatie.nl of ga naar de website

Waar worden mijn gegevens en data opgeslagen?

Alle gegevens worden verwerkt en opgeslagen in datacenters van Amazon (AWS) en Microsoft (Azure, Office 365), deze datacenters bevinden zich alle binnen de EU.

Hoe worden mijn gegevens beveiligd?

Alle gegevens worden versleuteld getransporteerd en opgeslagen. Dit noemen we zero-knowledge-coderingstechnologie.

Wat gebeurt er met mijn gegevens en data na mijn examen?

Na het verstrijken van de overeenkomst (meestal 6 maanden) worden de volgende gegevens verwijderd:

  • video’s,
  • ID-foto,
  • gezichtsfoto,
  • naam,
  • e-mail (individuele informatie)
  • chats

Daarnaast wordt een versleuteling aangemaakt als een recordhouder van het bestaan van de student. Dit is kan daarna niet meer teruggedraaid worden.

Jouw examendata worden ook gebruikt voor kwaliteitsdoeleinden. Na de bewaartermijn worden niet persoonlijke gegevens geanonimiseerd. Wat aan data overblijft zetten we in voor wetenschappelijke doeleinden en kwaliteitsverbetering. Denk bijvoorbeeld aan verbeteren van het examenreglement, incidentmeldingen, item- en examenvaliditeit en gebruik van hulpmiddelen (open boek examen).