Video-instructie

Om een online examen te maken logt de kandidaat in, toont zijn of haar ID via de webcam en beantwoordt een aantal vragen. Optioneel kunnen we vragen om een 360 graden check van de ruimte waar de kandidaat zit met de camera van de smartphone. Na deze authenticatie houden wij toezicht om vast te stellen dat het examen zonder hulp gemaakt wordt.

Het toezicht is live (Live proctoring) of achteraf via een opname (Review). Bij live proctoring kan de proctor indien nodig ingrijpen, bijvoorbeeld om de kandidaat een waarschuwing te geven. De examenafname wordt altijd opgenomen (audio, video en computerscherm). Bij onrechtmatigheden bepaalt de examencommissie een eventuele sanctie.

Systeemcheck

Voordat u een online examen gaat afnemen met onze Proctoring Services wordt u gevraagd om een systeemcheck uit te voeren. Deze systeemcheck test onderstaande aspecten:

  • wordt de meest recente versie van Google Chrome gebruikt;
  • is er een stabiele internetverbinding met een minimale uploadsnelheid van 1MB/sec en een wifi verbinding voor mobile streaming;
  • werken de microfoon, speakers en webcam goed;
  • is de de meest recente app van ProctorExam geïnstalleerd in combinatie met een goedwerkende camera op de smartphone indien deze gebruikt wordt als tweede camera.

De vereisten voor het volgen van de online test zijn:

  • u moet de test alleen en ongestoord kunnen doen;
  • wanneer u de test uitvoert, moet u een smartphone of tablet achter u kunnen plaatsen, zodat u video vanaf de achterkant kunt opnemen. Op de smartphone of tablet moet de ProctorExam app zijn geïnstalleerd en deze moet aangesloten zijn op een elektriciteitsvoorziening;
  • voor de test start, moet u uw ID aan de webcam laten zien. Zorg er dus voor dat u deze bij de hand hebt;
  • vóór de test gaat u ermee akkoord uw computeractiviteiten te delen met ProctorExam.

Examenregels

Regels en tips voor kandidaten. Zorg ervoor dat u dit leest voordat u aan uw examen begint!
Deze regels zijn alleen van toepassing op online examens via de webcam. Als u uw examen aflegt bij uw onderwijsinstelling of organisatie, gelden hun regels. U heeft altijd Google Chrome nodig, ongeacht de locatie.

U dient te beschikken over:

Laptop of Desktop

Om een examen af te leggen heeft u de Chrome-plug-in nodig die compatibel is met een

Lees meer

laptop of desktop.
Smartphones en tablets kunnen alleen worden gebruikt als aanvulling op de computer als uw examen dit vereist.

Lees minder

Google Chrome

Het platform werkt op de Google Chrome browser, dus u hoeft geen extra software op uw

Lees meer

computer te installeren. De enige vereiste is dat u de meest recente versie van Google Chrome gebruikt. Hiermee kunt u onze schermuitwisseling extensie uitvoeren.

Lees minder

Een foto en ID-bewijs

We moeten u kunnen identificeren voordat u een geldig examen kunt afleggen. Als ID-bewijs

Lees meer

accepteren wij uw studentenkaart, een paspoort, ID-kaart of rijbewijs. Op het bewijs dient uw naam en foto duidelijk zichtbaar te zijn. We raden u aan alle niet-relevante privégegevens, zoals uw studentnummer of BSN-nummer te bedekken.

Lees minder

Smartphone of tablet

Bij veel examens is de camera van uw smartphonenoodzakelijk. Uw onderwijsinstelling of

Lees meer

organisatie laat u weten of dit van toepassing is op uw examen. U moet hiervoor de ProctorExam-app downloaden (34MB). De app is compatibel met:
– Android 4.1 of hoger
– iOS (Apple) 8.0 of hoger

U kunt de versie van uw besturingssysteem controleren in de instellingen van uw smartphone.

Lees minder

Stabiel internet

U heeft een vaste internetverbinding nodig met een minimale uploadsnelheid van 1 mb

Lees meer

per seconde. Bij het gebruik van de smartphone is wifi vereist voor mobiel streamen.

Lees minder

Voordat u examen gaat doen zorgt u ervoor dat:

Uw kamer goed verlicht is

U moet op ieder moment goed zichtbaar zijn.

U alleen bent

Via zowel uw webcam als de camera van uw smartphone kunnen we u en uw omgeving goed zien.

Uw camera’s goed zijn gepositioneerd

Via zowel uw webcam als de camera van uw smartphone kunnen we u en uw omgeving goed zien.

Tijdens het examen:

Geen extra apparaten

Het is niet toegestaan om extra apparaten te gebruiken, zoals een tweede scherm of extra telefoons,

Lees meer

tablets etc.

Er zijn een paar uitzonderingen:

  • Er wordt gevraagd om de camera van uw smartphone te gebruiken in combinatie met uw webcam.
  • Er is aangegeven in de exameninstructies dat bepaalde hulpmiddelen, zoals rekenmachines, zijn toegestaan.
  • Apparaten voor medische ondersteuning mogen gebruikt worden zolang deze getoond worden als daar om gevraagd wordt.

Lees minder

Geen headphones

We moeten hetzelfde kunnen horen wat u hoort om het examen geldig te verklaren.

Niet praten (of zingen)

Stemmen en geluiden worden als verdacht aangemerkt. Zorg er daarom voor dat u in een rustige omgeving bent en dat u niet met anderen praat.

Geen toiletbezoek

U moet altijd zichtbaar zijn tijdens het examen. Toiletbezoek is tijdens het examen niet toegestaan.

Veelgestelde vragen

Dienst

Wat is Proctoring Services?

Proctoring is een online methode voor examentoezicht, waarbij kandidaten op afstand hun examen kunnen doen op een geschikte locatie naar keuze (thuis, klaslokaal, kantoor). Een surveillant (proctor) houdt toezicht (live of achteraf) en zorgt voor de identiteitscontrole van een of meerdere kandidaten terwijl zij examen doen. De communicatie met de kandidaat is hierbij grotendeels geautomatiseerd.

Wordt er gebruikgemaakt van subverwerkers?

Ja, eX:plain heeft een langdurig samenwerkingsverband met ProctorExam voor de levering van het ProctorExam platform.

Worden de examens opgenomen?

Ja, eX:plain registreert de examens en geeft de klant toegang tot de opnames via het platform.

Wat gebeurt er als de internetverbinding hapert tijdens het examen?

Het ProctorExam-platform probeert automatisch opnieuw verbinding te maken met de kandidaat. Als het probleem blijft bestaan, wordt dit als een incident genoteerd en aan de klant gemeld.

Platform

Welk cloud computing service model wordt gehanteerd (SAAS, PAAS, IAAS, etc.)?

De Proctoring Services worden verleend volgens het SAAS-model, waarbij gebruik wordt gemaakt van Public Cloud infrastructuur van Microsoft en Amazon.

Is het nodig om ProctorExam te integreren in bestaande systemen?

ProctorExam is volledig cloud gebaseerd en er is geen harde integratie nodig. ProctorExam is compatibel met alle examenplatformen.

Zijn er gescheiden omgevingen?

Er zijn drie omgevingen: ontwikkeling, enscenering en productie. De klant heeft alleen toegang tot de productieomgeving.

Hoe worden upgrades/releases gepland en afgestemd en/of gecommuniceerd?

Upgrades van het platform vinden om de twee weken plaats, waarbij het platform minder dan 30 seconden niet gebruikt kan worden. Wijzigingen worden gecommuniceerd via een lijst in het platform.

Welke (beheer)rollen zijn er te onderscheiden in het platform?

Er zijn vier rollen: docent, beheerder, proctor en reviewer. De docent kan examens maken en examens in backoffice bekijken. Hij heeft uitsluitend de bevoegdheid om gemaakte examens te bekijken. De beheerder kan alle examens bekijken die zijn gemaakt bij een bepaald instituut. De proctor kan alle kandidaten van een bepaald instituut begeleiden. De reviewer kan alleen achteraf een specifiek examen bekijken.

Kan een stream achteraf teruggekeken worden?

Het portal biedt functionaliteit om de streams van kandidaten te bekijken wanneer ze zijn verbonden met het platform.

Wat zijn jullie openingstijden voor vragen en/of storingen?

We zijn te bereiken tijdens kantooruren (ma. t/m vrij) van 9.00 – 17.00 uur, overige uren in overleg of op aanvraag.

Data

Wordt de data verwerkt volgens de AVG-richtlijnen?

Alle gegevens worden verwerkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Alle processen rondom de dienst Proctoring en de interne processen van de organisatie, worden periodiek onderworpen aan een data protection impact assessment (DPIA). Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Welke data wordt er door eX:plain verzameld?

Voor de Proctoring Services worden de volgende gegevens verwerkt :

 

Persoonsgegevens Doeleind(en) Bewaartermijn
Voornaam Registratie voor toezicht op examenafname 6 maanden
Achternaam (+ tussenvoegsel) Registratie voor toezicht op examenafname, type op te geven door verantwoordelijke (mag bv. ook Kandidatenpas zijn) 6 maanden
E-mailadres Registratie voor toezicht op examenafname 6 maanden
ID-bewijs met foto Registratie voor toezicht op examenafname 6 maanden
Audio/videoregistratie Registratie voor toezicht op examenafname 6 maanden
Waarom hebben jullie mijn persoonlijke gegevens nodig?

Persoonlijke gegevens hebben wij nodig voor registraties, aanmeldingen, facturen en certificeringen. In ons privacystatement staat hoe wij (als verwerkingsverantwoordelijke) omgaan met uw privacy.

Kan ik mijn gegevens inzien, laten wijzigen of verwijderen?

U heeft recht op inzage in uw gegevens, correctie of verwijdering. Hiervoor kunt u via data@explain.nl een verzoek indienen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u te identificeren. U krijgt binnen 4 weken een reactie.
Voor het melden van een datalek kunt u hetzelfde mailadres gebruiken.

Hoe krijg ik contact met de Functionaris Gegevensbescherming?

U kunt via data@explain.nl contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Wie is de eigenaar van de gegevens die in het platform worden opgeslagen?

De klant blijft altijd eigenaar van de data.

Kunnen alle gegevens geëxporteerd of opgevraagd worden bij de leverancier?

Ja, de gegevens kunnen worden ingezien via een customer account. Video’s zijn te downloaden als mp4-bestanden.

Waar wordt de data opgeslagen?

Alle gegevens worden verwerkt en opgeslagen in datacenters van Amazon (AWS) en Microsoft (Azure, Office 365), deze datacenters bevinden zich alle binnen de EU*.

Wordt er data verzameld voor kwaliteitsdoeleinden?

Het platform verzamelt gegevens voor kwaliteitsdoeleinden. Na de bewaartermijn worden alle gegevens onherstelbaar geanonimiseerd en geanalyseerd.

Wat gebeurt er met de data na beëindiging van de overeenkomst?

Na het verstrijken van de overeenkomst wordt alle persoonlijk identificeerbare informatie (video’s, ID-foto, gezichtsfoto, naam, e-mail, individuele informatie) van het platform verwijderd en wordt een versleuteling aangemaakt als een recordhouder van het bestaan van de student. Dit is een niet-reversibel proces.

Informatiebeveiliging

Is eX:plain ISO 9001 gecertificeerd?

Ja, eX:plain is ISO 9001 gecertificeerd. De voor Proctoring Services gebruikte datacenters zijn tenminste ISO 27001 gecertificeerd*.
* https://aws.amazon.com/compliance/iso-27001-faqs/
* https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/compliance/iso-iec-27001

Hoe worden de gegevens beveiligd? (zowel transport als opslag van de data)?

Alle gegevens worden versleuteld getransporteerd en opgeslagen.

Hoe is de toegang tot de gegevens beperkt tot geautoriseerde en geauthentiseerde gebruikers?

Toegang tot het platform wordt altijd toegewezen door het ‘least privilege principe’. De klant is zelf verantwoordelijk voor het beheer van de door eX:plain toegekende inlogcombinaties.

Wat zijn de wachtwoordeisen voor het inloggen bij het platform?

Het wachtwoord moet een hoofdletter, kleine letters en cijfers bevatten. Het moet minimaal 8 tekens lang zijn.

Is het platform aangesloten op een federatieve IAM voorziening?

Nee, het platform is niet aangesloten op een federatieve inlogvoorziening.

Worden verkeersgegevens gelogd?

Al het verkeer wordt op de interne systemen van ProctorExam geregistreerd. ProctorExam registreert ook auditgebeurtenissen en koppelt deze aan de kandidatensessie. De auditgebeurtenissen zijn beschikbaar, maar bevatten geen PII nadat de student is gearchiveerd. De systeemlogboeken zijn niet beschikbaar.

Welke besturingssystemen worden ondersteund?

U kunt ProctorExam gebruiken op Windows 7 en hoger, Mac OS 9 en hoger en de meeste Linux-versies.

Welke browser heb ik nodig?

Het ProctorExam-platform vereist dat u een recente versie van Google Chrome gebruikt.

Welke mobiele apparaten worden ondersteund?

Android 4.1+ en iOS 8.0+ slimme apparaten met een camera worden ondersteund.

Installeren jullie software op mijn computer?

Het ProctorExam platform werkt volledig via de webbrowser, dus er hoeft geen toepassing op de computer te worden geïnstalleerd. We hebben de installatie van een Chrome-browserextensie nodig.

Welke internetsnelheid is vereist?

Een degelijke internetverbinding is vereist. Minimumsnelheid: 1Mbit/s upload, 0,5Mbit/s download. Aanbevolen: 1.5Mbit/s upload, 1.5Mbit/s download. Tethering wordt niet ondersteund.

Hoe identificeer ik mezelf?

Door aan het begin van het examen uw identiteitsbewijs met foto te tonen (bijvoorbeeld studentenkaart, paspoort).

Welke materialen kan ik gebruiken tijdens het examen?

Welke materialen u mag gebruiken, wordt bepaald door uw organisatie/onderwijsinstelling. Dit wordt uitgelegd als u zich aanmeldt voor een examen. Dit kan voor elk examen anders zijn.

Kan ik een pauze houden tijdens het examen?

Tenzij anders aangegeven door uw organisatie/onderwijsinstelling, is dit niet toegestaan. Organisaties beslissen over de voorwaarden en bepalingen van het examen. U wordt op de hoogte gehouden van al deze voorwaarden als u zich registreert voor het examen.

Wat heb ik nodig om examen te kunnen doen met Proctoring services?

U heeft een pc of laptop nodig met een werkende camera en microfoon. Sommige examens vereisen ook een smartphone (Android of iOS) met een werkende camera. Verder heeft u een stabiele internetverbinding nodig voor zowel uw computer als uw smartphone (met een uploadsnelheid van 1 mb/sec).

Kunnen twee verschillende kandidaten vanaf hetzelfde IP-adres examen doen?

Ja, het is mogelijk om vanaf hetzelfde IP-adres twee examens af te nemen door twee verschillende personen. Voorwaarde is dat deze twee personen in gescheiden ruimtes zitten.

Deze organisaties en scholen werken al met Proctoring Services